フィリピンで会社を設立し、採用を開始する際に直面する課題のひとつが労務管理です。フィリピンではLabor Code of the Philippines（フィリピン労働法）に基づき、Security of Tenure（雇用保障）をはじめとする労働者の権利が保護されています。
そのため、「うちは数人から数十人程度の小さな会社だから、細かなルールはまだ必要ない」という考えは、後の労務トラブルを招く要因になりかねません。会社と従業員が良好な関係を築き、不要な労務リスクを減らすための有効な手段となるのが「就業規則」です。
本記事では、フィリピン進出を検討中、あるいはすでに進出されている日系企業の皆様に向けて、就業規則の役割や実務上の注意点、作成のポイントについて、その全体像をわかりやすく解説します。
フィリピンにおける就業規則とは
Employee Handbook / HR Handbookの位置づけと呼称
日本の「就業規則」にあたるものは、フィリピンの実務上、Employee Handbook（従業員ハンドブック）やHR Handbook（人事ハンドブック）と呼ばれるのが一般的です。また、特に規律や懲戒ルールに焦点を当てたものをCode of Discipline（懲戒規定）と呼ぶこともあります。
これらは、会社が従業員に対して期待する行動規範、労働条件、福利厚生、そして違反した場合のペナルティなどをまとめた「会社と従業員の間のルールブック」としての役割を果たします。
作成は「義務」か「任意」か？行政機関への届出について
日本では、常時10人以上の労働者を使用する場合に就業規則の作成と労働基準監督署への届出が義務付けられていますが、フィリピンの労働法において、Employee Handbook（就業規則）そのものの作成や、DOLE（Department of Labor and Employment、労働雇用省）への一律の提出・届出は義務付けられていません。その意味では、作成自体は「任意」と言えます。
ただし、Employee Handbookとは別に、法令やDOLEのルールにより個別のWorkplace PolicyやProgramの整備が求められる場合があります。たとえば、セクシュアルハラスメントの防止規程や内部調査体制、結核予防、HIV/AIDS、Drug-Free Workplaceなどに関する社内方針です。適用範囲は制度ごとに異なり、すべてが企業規模に関わらず一律に義務付けられているわけではありません。一般的には、適用される個別ポリシーをEmployee Handbookの一部として組み込むか、付属資料としてまとめる運用が行われます。
小規模企業における必要性
「従業員が数名〜十数名しかいないので、就業規則を作るほどでは…」とお考えの経営者の方もいるかもしれません。しかし、小規模企業であっても、簡易的なもので構いませんので就業規則の作成を推奨します。
フィリピンでは、従業員が会社に対して不満を持った場合、NLRC（国家労働関係委員会）への申立てや、行政機関による調停・あっせん制度を利用することがあります。解雇や懲戒をめぐる紛争では、会社側は「従業員にルールが周知されていたこと」「違反事実があったこと」「適正な手続を踏んだこと」などを客観的な証拠で示す必要があります。明文化されたルールがない場合、会社側の立証が難しくなる可能性があります。
雇用契約書と就業規則の関係性
それぞれの役割と違い
就業規則と並んで重要なのがEmployment Contract（雇用契約書）です。この2つは似て非なる役割を持っています。
- Employment Contract（雇用契約書）： 従業員個人と会社の間で交わされる個別の契約です。基本給、役職、勤務地、業務内容など、個人の労働条件に特化した内容を定めます。
- Employee Handbook（就業規則）： 会社全体に適用される共通のルールです。組織全体の規律、出退勤のルール、各種休暇制度の詳細、懲戒処分の基準などを定めます。
雇用契約書だけでは不十分な理由
「雇用契約書にすべて書いておけば良いのではないか」というご質問をいただくことがあります。しかし、何十ページにも及ぶ会社の細かな規律や懲戒ルールを、個別の雇用契約書にすべて盛り込むことは実務上現実的ではありません。
一般的な運用としては、雇用契約書の中に「従業員は、会社の就業規則およびその他すべての社内規定を遵守しなければならない」という一文を盛り込み、相互を連携させる形をとります。これにより、契約書はシンプルに保ちつつ、詳細なルールは就業規則でカバーすることが可能になります。
フィリピン特有の労務リスクと解雇への備え
Just Cause（正当な事由）による解雇との関係
フィリピンでは、雇用主による解雇に厳格な要件が設けられています。従業員を適法に解雇（Termination）するためには、労働法で定められたJust CauseまたはAuthorized Causeが必要です。Just Causeには重大な非違行為、故意の命令違反、重大かつ常習的な職務怠慢、詐欺・背任などが含まれます。Authorized Causeには省力化設備の導入、余剰人員、損失回避のための人員削減、事業の閉鎖・停止などが含まれます。
問題行動を繰り返す社員について、社内規程違反をJust Causeの根拠として扱う場合は、「就業規則のどの条項に違反したか」に加え、そのルールが従業員に周知されていたこと、違反事実、処分の相当性を示すことが重要です。ただし、解雇の適法性は就業規則の有無だけで決まるものではなく、法定の解雇事由と適正手続の双方が必要です。これらを欠く場合、不当解雇（Illegal Dismissal）として争われ、復職やBackwages（解雇期間中の賃金）などを命じられる可能性があります。
無断欠勤や遅刻への対応
フィリピンの実務において、小規模企業でも発生しやすいのが無断欠勤や常習的な遅刻です。「3日連続で無断欠勤した場合」「月に一定回数遅刻した場合」などの取扱いを就業規則で明確に定めておくことは重要です。ただし、欠勤日数だけでAbandonment（職場放棄）が自動的に成立するわけではありません。感情的に「明日から来なくていい」と告げることは不当解雇のリスクが高いため、記録を残し、通知と弁明の機会を設けたうえで、違反の重大性に応じた処分を行うことが重要です。
就業規則に盛り込むべき重要項目
労働条件の基本ルール
- 勤務時間と休憩： 始業・終業時間、原則60分以上の食事休憩、短時間休憩を設ける場合の取扱い。
- 給与計算と支払日：原則として毎月2回の給与支払い（例：15日と月末）のサイクルや、残業代（Overtime Pay）の事前申請ルール。
- 各種Leave（休暇）：Service Incentive Leave（SIL：有給休暇）の付与条件や適用除外、会社が任意で設けるSick Leave（病気休暇）、Maternity Leave（出産休暇）、Paternity Leave（父親休暇）などの取得手続き。
懲戒処分（Disciplinary Action）の段階と種類
就業規則の要となる部分です。違反行為の重さや繰り返し回数に応じて、段階的な処分を明記します。一般的な設計例は次のとおりですが、すべての事案で必ずこの順番を踏むわけではなく、処分は違反の重大性に見合う必要があります。
- Verbal Warning（口頭注意：記録は残す）
- Written Warning / Reprimand（書面による警告）
- Suspension（停職・無給）
- Dismissal / Termination（解雇）
また、Just Causeに基づく処分ではDue Process（適正手続）を守ることが重要です。基本的には、違反事実と解雇を検討する理由を具体的に示す最初の書面通知（一般にNTE：Notice to Explainと呼ばれます）、従業員に十分な弁明機会を与える手続き、最終決定を伝える書面通知という流れになります。正式な対面ヒアリングはすべての事案で必須ではありませんが、従業員が書面で求めた場合、重要な事実関係に争いがある場合、社内規程で定めている場合などには実施が必要です。
実務上トラブルになりやすい項目
日系企業がフィリピンで直面しやすい問題として、以下のような項目も盛り込んでおくことをお勧めします。
- Vale（給与の前借り）のルール： 従業員から給与の前借りを相談される場合に備え、原則禁止とするか、認める場合の条件（勤続年数や上限額）を明記します。
- 会社のPC・備品等の取り扱い： 会社支給品の私的利用禁止や、退職時の返却義務。
- SNS利用や機密保持：勤務時間中の個人的なSNS利用の制限や、会社の内部情報をSNSに投稿することの禁止。
運用・周知と「改定」における実務上の注意点
就業規則は「作って終わり」ではありません。適切な運用が伴って初めて効力を発揮します。
従業員への周知方法（メールや社内ポータルでの展開は有効か？）
「従業員にメールでPDFを送った」「社内の共有フォルダ（ポータル）にアップロードした」という企業もあります。メールや社内ポータルも周知方法として利用できますが、従業員が内容を確認できる状態にし、いつ、どの版を周知したかを記録しておくことが重要です。
労務トラブルになった際、従業員から「メールを見ていなかった」「ポータルのどこにあるか知らなかった」と主張されると、会社側の立証が難しくなることがあります。これを防ぐため、実務上はAcknowledgment Receipt（受領確認書）に署名を取得することが推奨されます。オンラインでの展開が中心の場合は、本人性と記録の完全性を確認できる電子署名や返信ログを保存します。紙の受領書への署名も、周知の事実を証拠として残す方法のひとつです。なお、受領確認はルールの周知を示すものであり、法令に反する条項を有効にするものではありません。
就業規則の「改定」に関する手続き
会社の成長やDOLEのガイドライン変更に伴い、就業規則を改定（アップデート）する必要が出てきます。ここで注意すべきなのが、すでに定着した福利厚生を会社が一方的に減らすことはできないという原則です。
法定の権利に加え、会社の明示的な方針または長期間にわたり一貫して意図的に運用され、既得のBenefitとして確立したものは、原則として会社が一方的に減額・廃止することはできません。例えば、Service Incentive Leaveの適用対象となる会社が、継続的に年間15日の有給休暇を付与してきた後、業績悪化を理由に一方的に5日に減らす場合は、既得利益の不減額の問題が生じる可能性があります。変更時は法令、契約、Collective Bargaining Agreement、これまでの運用を確認し、必要に応じて専門家の助言を受けたうえで、改定内容を全従業員に周知し、新しいAcknowledgment Receipt（受領確認書）を取得します。受領確認への署名だけで、不適法な不利益変更が有効になるわけではありません。
専門家に作成・改定を依頼した場合の費用目安
就業規則の作成は、インターネット上のテンプレートをつぎはぎして自社で作ることも不可能ではありませんが、自社の実態に合っていない条項が残っていたり、最新の労働法に準拠していなかったりするリスクがあります。そのため、外部の専門家に作成やレビューを依頼することも選択肢となります。
日系ファームや法律事務所に依頼する場合の費用目安
日系の会計事務所・法律事務所・コンサルティングファーム等に、Employee Handbook（就業規則）の新規作成、あるいは既存のもののレビュー・改定を依頼する場合、費用は内容のボリューム、日英併記の有無、自社向けのカスタマイズ度合い、ヒアリングや導入支援の範囲によって大きく異なります。一般的に₱100,000〜300,000程度となるケースが多いですが、公開された統一相場があるわけではありません。複数社から見積りを取り、成果物とレビュー範囲を確認することが重要です。ゼロから完全オーダーメイドで大規模なものを作成する場合は、それ以上になることもあります。
費用には、単なる翻訳やテンプレートの提供だけでなく、企業の業態や規模に応じた条項の検討、労働法との整合性確認、懲戒手続や導入方法の設計が含まれる場合があります。見積りを比較する際は、法務レビュー、翻訳、従業員説明、改定対応など、どこまでが対象に含まれているかを確認しましょう。
おわりに
フィリピンにおけるEmployee Handbook（就業規則）は、会社のルールを従業員に伝え、勤怠や懲戒を同じ基準で運用するための文書です。
当社でも就業規則の作成を承っております。就業規則の新規作成や既存規則の見直しについてご不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください。