支払業務代行とは
支払業務は、実際に会社の資金を動かす重要な業務である一方で、月に何度も発生し工数がかかりやすい業務でもあります。しかも「単に振り込むだけ」ではなく、請求書の税法要件チェック、EWT（拡大源泉税）の算出・控除、源泉徴収票の作成・発行まで、一連の処理が伴います。EWTを見落として満額支払ってしまった場合や、税法要件を満たすInvoiceが得られなかった場合は、ペナルティの対象になり得るため、十分な専門知識が求められる作業でもあります。
また、特定の駐在員やフィリピン人マネージャーが単独で支払業務を行う体制は、内部統制の観点から不正リスクを高める要因にもなり得ます。かといって、この業務のためだけに専任の経理スタッフを採用するのは、特に少人数で事業を運営している企業にとっては現実的でない場合も多いでしょう。
当社の支払業務代行サービスは、こうした課題を抱える企業に向けて、請求書の内容確認からオンラインバンキングを通じた支払リクエスト、源泉徴収票の発行までを一括して代行するサービスです。
対応業務
支払業務代行では、お客様からの支払指示に基づき、以下の業務を代行します。
- 請求書の内容確認：BIR認定のInvoiceであるかの確認、記載形式が税法要件（VAT金額・買い手の会社名・TIN・住所 等）を満たしているかのチェック、サービス内容・単価・数量の確認を行います
- EWT（拡大源泉税）の算出：サービスの内容に応じた適切なEWT税率を判断し、控除すべき源泉税額を算出します。請求書に記載がない場合も当社にて算出します
- 支払リクエスト（Maker）：お客様のオンラインバンキングにMaker権限でログインし、EWT控除後の実際の支払額にて支払リクエストを行います
- 源泉徴収票（BIR Form 2307）の作成・発行：支払完了後、源泉徴収票を作成します。
Maker権限について
本サービスは、お客様のオンラインバンキングの「Maker権限」を当社に付与いただくことが前提となります。Maker権限とは、支払のリクエストのみを実行できる権限です。この支払リクエストを、Approver権限を持つ方（お客様側）が承認して初めて支払いが完結する仕組みであるため、当社単独で支払いを完結させることはできません。お客様の銀行口座を当社が自由に動かすことは一切できませんので、ご安心ください。各銀行によって権限名称は若干異なりますが、同様の仕組みを各銀行とも正式に提供しています。
なお、当社の口座や資金を用いた立替払いは行いません。あらかじめご承知おきください。
支払代行のフロー
支払作業は原則として月1〜2回程度、まとめて実施します。即時の支払いが必要な場合などは、個別にご相談ください。以下は標準的なフローです。お客様のご要望に応じてアレンジすることも可能です。
- ①サプライヤー・ベンダーから請求書が発行され、
- ②お客様から請求書・契約書・注文書を当社に共有いただき、支払指示をいただきます。
- ③当社が内容を確認の上、EWT（源泉税額）を算出し、
- ④お客様のオンラインバンキングにMakerとして支払リクエストを行います。
- ⑤お客様がApproverとして支払リクエストを承認すると、
- ⑥サプライヤー・ベンダーへの支払が実行され、領収書が発行されます。
- ⑦当社が源泉徴収票（BIR Form 2307）を作成し、
- ⑧お客様にご署名いただいた後、サプライヤー・ベンダーへ交付します。
源泉徴収票の作成・発行
支払い完了後に源泉徴収票（BIR Form 2307）の発行も必要となるため、作成を代行します。弊社が使用する会計システムに署名権者の電子署名をご登録いただければ、都度の署名を省略することも可能です（会計システム上で自動的に署名を印字）。また、PDFの源泉徴収票を正規版として取り扱うことができるため、サプライヤー・ベンダーへの原本の郵送も省略可能です。
なおフィリピンでは、サービス利用時の多くのケースにおいて、買い手が源泉徴収義務者としてEWTの源泉徴収しなければなりません。サービスの内容に応じてEWTの税率は異なり、それを適切に判断して正確に源泉徴収を行うことは難易度の高い作業です。そして、EWTを源泉徴収した残額を、サプライヤー・ベンダーに対して支払うことになります。EWTを源泉徴収せずに支払ってしまった場合、源泉徴収義務違反となる他、サプライヤー・ベンダーから超過分を返金してもらうことは困難を伴います。従って、請求書を受領した時点で、正確にEWTを算出し、実支払額のみを支払うことが欠かせません。